Registrering

Komplet kongresservice

Foto: VisitAalborg

- din professionelle konference-, kongres- og mødeplanlægger i Aalborg

Vi skaber de bedste rammer for din konference – indholdet står du for - og dermed falder alle brikker perfekt på plads

Rådgivning

Med stor erfaring fra tidligere projekter hjælper vi dig med at finde det rette tidspunkt for announcements og kommer med sparring til konferencens final programme. Vi udarbejder en råskitse over programmet og tidsplanen, ligesom vi har kontakt til specialister, der kan hjælpe med opsætning af website, apps, tryksager osv.

Reservation og booking

I samråd med dig, og alt efter dine ønsker, reserverer og booker vi konferencested, lokation for gallamiddag, reception, sightseeingture, byvandringer og meget mere. Vi sørger for den logistiske planlægning, så du kan være vært for dine gæster og samtidig vide, at der er styr på det hele. Vi har løbende kontakt til tredjepart og opdaterer dig, hvis der sker ændringer i dine bookinger.

Deltagerhåndtering

Vi tilbyder et online tilmeldings- og registreringsprogram, hvor vi modtager dine gæsters tilmeldinger og indbetalinger. Som vært får du adgang til programmet, så du løbende kan holde dig opdateret på tilmeldte deltagere. Dine deltagere modtager naturligvis en bekræftelse på deres tilmelding, vi udarbejder deltagerlister til dig, og vi varetager ekspeditionen af dine deltageres forespørgsler. Hvis du ønsker det, kan vi mod betaling designe og producere navneskilte til dine deltagere, ligesom vi efter aftale kan stå for registrering ved konferencens start – både i og uden for normal åbningstid.

Hotelhåndtering

Når dine gæster kommer til byen, skal de have et godt sted at overnatte – og dem er der heldigvis mange af i Aalborg. I samråd med dig udvælger vi de hoteller, der matcher dine ønsker og behov, og som ligger i gåafstand fra konferencestedet. Vi står for kontakten til hotellerne og sørger for alt det praktiske i forbindelse med dine konferencegæsters overnatning – herunder annulleringsbetingelser, fremsendelse af navnelister, værelsestyper og meget mere.

Sociale events

Den sociale del af en konference har stor betydning for, hvordan deltagerne husker konferencen. Derfor fungerer vi gerne som sparringspartner og hjælper med at planlægge, koordinere og booke sociale arrangementer så som festmiddag, reception, sightseeingture, ledsagerture og andre events, der vil efterlade dine deltagere med en god oplevelse. Vi har løbende kontakt til tredjepart og opdaterer dig, hvis der sker ændringer i dine bookinger.

Løbende økonomistyring

Vi modtager betaling fra deltagerne, både online, med EAN-nummer og som bankoverførsler, ligesom vi tager os af fakturering, rykkerhåndtering, refusioner m.v. Vi styrer økonomien og overfører løbende indkomne deltagerbetalinger til dig som vært.

Evaluering

Når konferencen er veloverstået og du har haft tid til at samle tankerne og fordøje oplevelsen, evaluerer vi sammen på konferencen og dens forløb.

Relateret indhold